Cần Đước có hơn 4.000 văn bản được ký chữ ký số (trong ảnh: Chánh Văn phòng UBND huyện Cần Đước - Phạm Ngọc Phước thực hiện ký chữ ký số)
Làm việc mọi lúc, mọi nơi
“Từ khi ứng dụng chữ ký số, lãnh đạo huyện có thể xử lý văn bản mọi lúc, mọi nơi, có khi nhiều việc quá, buổi tối ở nhà, các chú vẫn tranh thủ ký và xử lý văn bản để bảo đảm tiến độ công việc”, đó là chia sẻ của cô Nguyễn Thị Thu Hồng - cán bộ Văn thư UBND huyện Cần Đước. Từ ngày 12-12-2016, Cần Đước triển khai ứng dụng chữ ký số vào xử lý văn bản hành chính, đến nay, lãnh đạo UBND huyện, các phòng, trưởng, phó phòng thuộc UBND huyện đều sử dụng chữ ký số với gần 50% số văn bản được ký số.
Chánh Văn phòng UBND huyện - Phạm Ngọc Phước nhận xét, các văn bản từ khâu soạn thảo đến trình ký, phát hành đều được thực hiện theo đúng quy trình trên phần mềm kết nối Internet, vừa nhanh chóng, tiện lợi lại tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. “Trước đây, với việc ký văn bản theo cách truyền thống, muốn xử lý văn bản, lãnh đạo phải có mặt tại nơi làm việc, in văn bản ra xử lý, sau đó giao lại cho văn thư phát hành. So với ứng dụng chữ ký số thì phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian và có nguy cơ bị thất lạc văn bản. Khi ứng dụng chữ ký số, lãnh đạo huyện có thể làm việc và theo dõi tình hình trong huyện ở bất cứ đâu”.
Cũng theo ông Phước, các văn bản chuyển đến cần phải được xử lý ngay trong ngày, nhưng đôi khi, do nhiều việc, cán bộ lãnh đạo đơn vị không thể xử lý kịp văn bản trong giờ hành chính. Với ứng dụng chữ ký số, lãnh đạo đơn vị có thể xử lý văn bản ngoài giờ hành chính.
Không chỉ hỗ trợ lãnh đạo đơn vị trong việc xử lý nhanh, hiệu quả các văn bản hành chính, việc ứng dụng chữ ký số nói riêng và ứng dụng CNTT vào xử lý văn bản nói chung còn giúp lãnh đạo huyện quản lý, theo dõi chặt chẽ việc xử lý văn bản của từng phòng, ban, đơn vị.
Chuyên viên Quản trị mạng huyện - Lê Minh Phụng cho biết: “Trên phần mềm hiển thị rõ thời gian văn bản được xem, được xử lý, chuyển, tiến trình xử lý văn bản đến đâu,... Điều đó bảo đảm không xảy ra trường hợp không nhận hoặc không đọc được văn bản, việc lưu trữ và tìm kiếm văn bản cũng đơn giản hơn. Đồng thời, lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng kiểm tra được tiến độ xử lý văn bản”. Cũng theo anh Phụng, văn bản được ký số có bản in đẹp hơn, rõ ràng hơn so với văn bản ký truyền thống, đồng thời, việc giả mạo một văn bản ký số hầu như không thể.
Tiên phong ứng dụng công nghệ thông tin
Từ năm 2009, huyện Cần Đước chủ động ứng dụng CNTT vào các hoạt động hành chính. Chánh Văn phòng UBND huyện - Phạm Ngọc Phước cho biết, thời điểm đó, Cần Đước là một trong những đơn vị tiên phong khi sử dụng kinh phí huyện trang bị trước phần mềm xử lý văn bản.
Ông nói: “Thấy được tầm quan trọng của ứng dụng CNTT, lãnh đạo huyện chủ động đầu tư ứng dụng vào cải cách hành chính. Nguồn vốn đầu tư khá lớn, nhờ có sự quan tâm của lãnh đạo huyện mới có thể thực hiện được”.
Hiện, Cần Đước cũng tự đầu tư thêm phần mềm theo dõi đơn thư. Theo đó, phần mềm sẽ được ứng dụng từ khâu tiếp nhận đơn thư, ra phiếu hẹn đến phân công, theo dõi tiến độ giải quyết. Lãnh đạo huyện có thể kiểm tra quá trình giải quyết đơn thư của người dân gửi đến huyện. Với phần mềm theo dõi đơn thư, người dân có thể gửi phản ánh, khiếu nại thông qua trang thông tin điện tử, phần mềm một cửa của huyện hoặc các địa chỉ email các phòng, ban, đơn vị được công khai.
Để bảo đảm việc ứng dụng CNTT được thực hiện tốt trong toàn huyện, Cần Đước có cán bộ CNTT chuyên trách. Nhờ vậy, những vấn đề xảy ra sẽ được khắc phục nhanh chóng và hiệu quả hơn so với cán bộ kiêm nhiệm. Cán bộ CNTT phụ trách trực tiếp đường dây nóng để sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật cho các xã khi cần thiết.
Anh Lê Minh Phụng: “Huyện và các xã có kết nối phần mềm điều khiển máy từ xa, nhờ vậy, khi xảy ra sự cố, tôi có thể hỗ trợ từ xa cho các đơn vị, những khi sự cố quá nặng mới trực tiếp đến nơi, tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả. Mỗi năm, huyện cũng tổ chức tập huấn cho các xã, vừa ôn lại cách sử dụng các phần mềm, vừa cung cấp thêm những kiến thức mới nhằm giúp đội ngũ cán bộ xã thực hiện tốt việc ứng dụng CNTT, tạo sự đồng bộ trong toàn huyện”.
“Việc ứng dụng CNTT vừa giúp huyện tiết kiệm thời gian, chi phí, vừa giúp lãnh đạo huyện theo dõi tốt quá trình thực hiện công việc của các đơn vị, không bị thất lạc hồ sơ. Hiệu quả dễ nhìn thấy nhất chính là tỷ lệ xử lý hồ sơ đúng hạn của huyện luôn trên 90%, thời gian xử lý đơn thư cũng được rút ngắn, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chính vì những lý do trên mà lãnh đạo huyện Cần Đước quyết tâm thực hiện ứng dụng CNTT tại huyện nhà” - Chánh Văn phòng UBND huyện - Phạm Ngọc Phước nhận định./.
Phương Phương
